Het ongemak zit hem niet in de factuur. Het zit hem in de verjaardag over drie weken waar jullie allebei zijn.
Werken voor bekenden gaat meestal goed. Je kent elkaar, er is vertrouwen, en de klus komt makkelijk binnen. Tot de betaaltermijn verstrijkt en er niets gebeurt. Geen reactie op je appje, en bij de volgende verjaardag gaat het gesprek over alles behalve je factuur.
Juridisch is er geen enkel verschil tussen een factuur aan een vreemde en een factuur aan je zwager. In de praktijk is dat verschil enorm: je wilt je geld, maar je wilt ook geen ruzie op een bruiloft. In dit artikel loop je de stappen langs, van het eerste gesprek tot de vraag wat je fiscaal moet doen als je het bedrag uiteindelijk afschrijft.
- Hoe je het gesprek begint zonder dat het een confrontatie wordt
- Welke formele stappen je kunt zetten en wanneer dat verstandig is
- Wat er met de btw gebeurt als je nooit betaald krijgt
- Waarom kwijtschelden soms een schenking is
- Hoe je dit bij de volgende klus voorkomt
Eerst de lastige vraag: was het wel een opdracht?
Bij bekenden is de grens tussen vriendendienst en betaald werk vaak vaag. Jij dacht dat je een klus deed, hij dacht dat je even kwam helpen. Dat gebeurt vooral als er nooit iets op papier is gezet en het bedrag pas achteraf ter sprake kwam.
Ga dus eerst na wat er echt is afgesproken. Heb je een prijs genoemd voordat je begon? Staat er iets in WhatsApp, een mail of een offerte? Een appje met "ok doen we" onder een prijsvoorstel is gewoon een overeenkomst. Een mondelinge afspraak telt ook, alleen moet je die dan wel kunnen aantonen.
Is er nooit een bedrag genoemd en stuur je pas na afloop een factuur, dan sta je zwak. Niet omdat je geen recht hebt op betaling van je werk, maar omdat je amper kunt bewijzen welk bedrag was afgesproken. Hier wreekt zich dat het verschil tussen een offerte en een getekende order juist bij bekenden zo vaak wordt overgeslagen.
Check je eigen factuur voor je iets zegt
Niets zo vervelend als een stevig gesprek voeren en daarna horen dat je factuur in de spam stond of dat het verkeerde rekeningnummer eronder stond. Controleer dus eerst of de factuur wel echt is aangekomen en of hij klopt.
Kijk ook even of je factuur aan de formele eisen voldoet. Een factuur zonder btw-nummer, factuurnummer of duidelijke omschrijving is niet alleen een probleem voor de boekhouding van je klant, het geeft ook een excuus om te wachten. Zeker een zakelijke klant kan zeggen dat hij de factuur niet kan verwerken.
- Is de factuur naar het juiste adres of e-mailadres gestuurd?
- Klopt de tenaamstelling? Bij een bv moet de factuur op de bv staan, niet op de persoon.
- Staan alle verplichte gegevens op je factuur?
- Staat de betaaltermijn er duidelijk op?
Het gesprek: bel, app niet
Bij bekenden werkt een telefoontje beter dan een herinneringsmail. Een mail voelt als een aanval van de boekhoudafdeling, een telefoontje als iets tussen jullie tweeën. Houd het kort en zakelijk: je ziet dat de factuur van 12 maart nog openstaat, klopt dat?
Wat je wilt voorkomen is dat je gaat uitleggen waarom je het geld nodig hebt. Zodra je begint over je hypotheek of je kwartaalaangifte, maak je er een gunst van in plaats van een afspraak. Je hebt werk geleverd, daar hoort een betaling bij. Dat is geen verwijt, dat is hoe het werkt.
Vraag altijd om een concrete datum. "Ik maak het snel over" is geen afspraak, "vrijdag de 14e" wel. Bevestig die datum daarna kort per app of mail. Niet dreigend, gewoon: "Fijn, ik noteer vrijdag de 14e." Je hebt dan meteen iets op papier.
Gaat het om een groter bedrag en zit je klant krap? Stel zelf een betalingsregeling voor in drie of vier termijnen. Een afspraak die wordt nagekomen is meer waard dan een bedrag dat blijft staan.
Wanneer ga je over op de formele route?
Er komt een moment waarop vriendelijk herinneren niets meer oplevert. Een redelijke grens: na twee concrete toezeggingen die niet zijn nagekomen, of na ongeveer twee maanden stilte. Daarna stuur je een echte ingebrekestelling, met een laatste termijn en de aankondiging dat je daarna rente en incassokosten in rekening brengt.
Is je klant een particulier, dan geldt de regel uit de Wet incassokosten: je moet hem eerst een aanmaning sturen met een termijn van veertien dagen en daarin de incassokosten noemen die volgen. Pas daarna mag je die kosten echt rekenen. Bij een zakelijke klant mag dat sneller, maar ook daar geldt: eerst schriftelijk aanmanen.
De incassokosten zijn wettelijk gemaximeerd en lopen af met de hoogte van de vordering, met een minimum van €40. Over de hele periode dat er te laat is betaald mag je daarnaast wettelijke rente rekenen. Het precieze percentage wordt periodiek vastgesteld en verschilt tussen consumenten en handelstransacties. De verdere stappen, van aanmaning tot incassobureau en rechter, staan uitgebreid in het artikel over wat je doet als een klant je factuur niet betaalt.
Incassobureau inschakelen bij familie: verstandig of niet?
Dit is het punt waarop het echt gaat schuren. Een incassobureau of deurwaarder inschakelen betekent in de praktijk dat de relatie voorbij is. Dat kan de juiste keuze zijn, maar maak die keuze bewust en niet in een opwelling.
Reken eerst door wat het je oplevert. Bij een vordering van €800 ben je snel een paar honderd euro aan kosten kwijt als de ander niet betaalt, en die kosten krijg je alleen terug als er ook echt iets te halen valt. Bij €8.000 ligt dat anders. Ook relevant: kan de ander überhaupt betalen? Een incassotraject tegen iemand zonder geld levert alleen maar meer kosten op.
Een tussenweg is een brief van een jurist of een rechtsbijstandverzekeraar. Dat is formeler dan jouw aanmaning, maar minder definitief dan een deurwaarder aan de deur. Soms is dat precies genoeg om beweging te krijgen.
De btw heb je al afgedragen. Krijg je die terug?
Dit vergeten veel zzp'ers. Je hebt btw op je factuur gezet en die in je aangifte afgedragen, ook al kreeg je nooit een cent. Die btw kun je terugkrijgen als de vordering oninbaar blijkt.
De hoofdregel: als een factuur een jaar na het verstrijken van de betaaltermijn nog niet is betaald, mag je ervan uitgaan dat hij oninbaar is en de btw terugvragen in je eerstvolgende aangifte. Blijkt eerder al dat er niets meer komt, bijvoorbeeld bij een faillissement, dan kan het eerder.
Stel: je stuurde een factuur van €1.000 exclusief btw, met 21% btw dus €1.210. Daarvan heb je €210 afgedragen. Blijft die factuur oninbaar, dan krijg je die €210 terug. Je verlies is dan €1.000 in plaats van €1.210. Val je onder de kleineondernemersregeling en bracht je geen btw in rekening, dan speelt dit niet.
Zet in je boekhouding een notitie bij de factuur met de datum waarop de betaaltermijn verliep. Dan weet je precies wanneer de termijn van een jaar om is en je de btw kunt terugvragen.
Afboeken, kwijtschelden en wanneer het een schenking wordt
Voor de inkomstenbelasting geldt: betaalt je klant niet, dan boek je de vordering af en daalt je winst. Werk je met een kasstelsel waarbij je pas omzet boekt als het geld binnen is, dan corrigeert het zichzelf. Werk je op factuurbasis, dan neem je het bedrag als verlies op in het jaar waarin duidelijk wordt dat er niet betaald gaat worden.
Let op als je besluit het bedrag uit coulance kwijt te schelden bij een familielid. Kwijtschelding van een vordering kan fiscaal als een schenking worden gezien. Er gelden jaarlijks vastgestelde vrijstellingen voor schenkbelasting, met een ander bedrag voor schenkingen van ouders aan kinderen dan voor overige schenkingen. Bij een factuur van een paar honderd euro loop je daar niet snel tegenaan, bij een verbouwing van €15.000 wel.
Belangrijk verschil: iets afboeken omdat het niet te innen valt is iets anders dan expliciet zeggen "laat maar zitten". Het eerste is een zakelijk verlies, het tweede is een bewuste gift. Leg vast welke van de twee het is, zeker bij grotere bedragen.
Hoe je dit de volgende keer voorkomt
De meeste problemen met bekenden ontstaan doordat er vooraf niets is vastgelegd. Precies omdat je elkaar vertrouwt, sla je de offerte over. Draai dat om: juist bij bekenden zet je het op papier, zodat je er later nooit over hoeft te praten.
Dat hoeft geen contract van zes pagina's te zijn. Een mail met wat je doet, wat het kost, wanneer je factureert en binnen hoeveel dagen betaald moet worden is genoeg. Vraag om een korte bevestiging terug. Dat is één minuut werk en bespaart je mogelijk maanden gedoe.
Voor grotere klussen: werk met een aanbetaling of met termijnen. Bij een verbouwing of een langlopend ontwerptraject is 30% vooraf heel normaal, ook richting een neef. Wie dat raar vindt, geeft je meteen nuttige informatie. En spreek je een vriendenprijs af, zet die dan ook als korting op de factuur. Dan is duidelijk wat je werk normaal kost en wat je al hebt weggegeven.
- Zet de prijs en de betaaltermijn altijd vooraf in een mail of appje
- Vraag om een korte, schriftelijke bevestiging
- Werk bij bedragen boven een paar duizend euro met een aanbetaling of termijnen
- Factureer op de normale momenten, niet pas maanden later omdat het ongemakkelijk voelt
Stuur je factuur aan bekenden op exact hetzelfde moment en op dezelfde manier als aan andere klanten. Hoe langer je wacht omdat het ongemakkelijk voelt, hoe ongemakkelijker het wordt.
En als je besluit het te laten lopen
Soms is de conclusie: dit kost me meer dan het oplevert. Je relatie met deze persoon is je meer waard dan €600, of je weet gewoon dat er niets te halen valt. Dat is een legitieme keuze, zolang je hem bewust maakt en niet uit uitstelgedrag.
Maak het dan ook echt af. Boek de vordering af in je administratie, vraag de btw terug zodra dat kan, en leg voor jezelf vast wat je hebt besloten. Een openstaande factuur die jaren in je debiteurenlijst blijft hangen vervuilt je cijfers en blijft aan je knagen.
Denk tot slot na over de volgende keer. Werken voor bekenden hoeft geen probleem te zijn, maar als dezelfde persoon je opnieuw vraagt, is vooruitbetaling geen onbeleefde vraag. Het is de enige manier waarop je het nog kunt doen.
Dit artikel legt algemene regels uit en is geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies; bij grotere bedragen of twijfel loont het om een adviseur te raadplegen.
Je administratie op orde, zonder gedoe.
Onbeperkt facturen, bonnen en BTW-overzicht. Veertien dagen gratis proberen, geen creditcard nodig, maandelijks opzegbaar.