Gratis producten als influencer: wat moet je opgeven?

Wanneer telt een gratis product als omzet?

De kernvraag is: staat er een tegenprestatie tegenover? Als een merk iets stuurt met de afspraak dat jij plaatst, tagt, filmt of beoordeelt, dan is dat een deal. Je levert een reclamedienst en wordt betaald in natura. Dat is omzet.

Krijg je iets toegestuurd zonder enige afspraak, ongevraagd en zonder verplichting, dan ligt het anders. Een merk dat blind pakketjes rondstuurt in de hoop op aandacht, geeft je geen opdracht. Daar staat geen prestatie tegenover en dan hoef je er niets mee in je omzet. In de praktijk is dit zeldzamer dan creators denken: zodra er een mailtje bij zit met 'we horen graag wat je ervan vindt' en een deadline, is het geen cadeau meer.

Twijfelgeval: je krijgt iets ongevraagd, maar besluit er toch een video over te maken en tagt het merk. Dan is er nog steeds geen afspraak vooraf. Blijf je dit structureel doen en ontstaat er een vaste samenwerking, dan verschuift het snel richting een zakelijke relatie. Leg dan je afspraken vast, al is het maar in een e-mail.

Welk bedrag zet je in je boekhouding?

Je gaat uit van de waarde in het economisch verkeer: wat het product normaal kost. In de meeste gevallen is dat gewoon de consumentenprijs inclusief btw zoals die in de webshop staat op het moment dat je het krijgt.

Stel: een merk stuurt je een koptelefoon met een adviesprijs van €242 inclusief btw, in ruil voor twee stories en een post. Dan heb je €242 inclusief btw aan omzet. Daarvan is €200 omzet en €42 btw die je moet afdragen. Die €42 moet je dus uit je eigen zak betalen, want je hebt geen geld ontvangen. Dat is het grootste addertje van barter deals.

Is de prijs onduidelijk, bijvoorbeeld bij een maatwerkproduct of een hotelovernachting, neem dan de prijs die een gewone klant zou betalen. Screenshot die prijspagina en bewaar hem bij je boeking. Gebruik niet de inkoopprijs van het merk en niet de kortingsprijs van een actieweek als die op dat moment niet gold.

Hoe zit het met btw bij een barter deal?

Bij een ruiltransactie zijn er fiscaal twee leveringen. Het merk levert jou een product, jij levert het merk een reclamedienst. Beide partijen moeten in principe een factuur sturen, ook al gaat er geen cent over de rekening.

Jouw factuur aan het merk vermeldt de waarde van wat je ontvangt als vergoeding, met daarover 21% btw. Je zet er een opmerking bij dat betaling plaatsvindt in natura, zodat duidelijk is dat er geen bedrag overgemaakt hoeft te worden. Verder gelden gewoon dezelfde eisen als voor elke andere factuur: factuurnummer, datum, je btw-nummer en een omschrijving van wat je geleverd hebt.

Krijg jij van het merk ook een factuur voor het product, dan kun je die btw als voorbelasting terugvragen, mits je het product zakelijk gebruikt. Bij een koptelefoon voor je studio kan dat. Bij een jurk die je daarna privé draagt, wordt het lastiger. In de praktijk sturen merken zelden een nette factuur mee, en dan kun je ook niets terugvragen.

• Jij factureert: waarde van het product als vergoeding, plus btw
• Vermeld 'voldaan in natura' zodat niemand gaat overmaken
• Zonder factuur van het merk kun je de btw op het product niet aftrekken

Deal met geld én producten: hoe splits je dat?

Veel samenwerkingen zijn gemengd: €500 in geld plus een productpakket. Je omzet is dan het geldbedrag plus de waarde van de producten. Dus bij €500 plus producten met een waarde van €363 inclusief btw factureer je in totaal €800 exclusief btw, met €168 btw erover.

Zorg dat je het op één factuur zet en in de omschrijving uitsplitst. Zo zie je later zelf terug waarom het bedrag hoger is dan wat er op je rekening binnenkwam. Dat voorkomt verwarring bij het aansluiten van je bankrekening op je boekhouding.

Sommige creators spreken met het merk af dat de btw over het productdeel wel in geld wordt betaald. Dat is een kwestie van onderhandelen, maar het is een redelijk verzoek en het scheelt je liquiditeit.

Wat als het merk in het buitenland zit?

Werk je voor een merk in een ander EU-land dat een geldig btw-nummer heeft, dan verleg je de btw. Je factureert zonder btw, zet 'btw verlegd' op de factuur en meldt het bedrag in je btw-aangifte en in je opgaaf intracommunautaire prestaties. Je hoeft dan geen btw uit eigen zak voor te schieten.

Zit het merk buiten de EU, bijvoorbeeld een Chinese webshop of een Amerikaans softwarebedrijf, dan is de dienst meestal niet in Nederland belast en factureer je ook zonder Nederlandse btw. Leg wel vast wie je klant is en dat het om een ondernemer gaat.

Let op de douane. Producten van buiten de EU kunnen bij binnenkomst invoer-btw en invoerrechten opleveren. Soms krijg je daar een rekening voor van de vervoerder. Dat zijn kosten die jij draagt, terwijl je het product 'gratis' kreeg. Spreek vooraf af wie dat betaalt.

Je houdt het product zelf: en dan?

Het product dat je ontvangt is in feite door jou gekocht met je arbeid. Gebruik je het puur zakelijk, zoals een lamp of een microfoon, dan boek je het aan de kostenkant. Blijft de waarde onder de grens voor investeringen, dan zet je het ineens in de kosten; is het duurder en gaat het meerdere jaren mee, dan schrijf je het af.

Gebruik je het privé, zoals kleding, make-up of een vakantie, dan is het een onttrekking. Je omzet blijft staan, maar je hebt er geen aftrekbare kosten tegenover. Netto betekent dat: je betaalt inkomstenbelasting over de waarde van iets wat je niet in geld hebt ontvangen. Dat is precies waarom je aan het eind van het jaar voor een vervelende verrassing kunt staan.

Reken daarom bij elke barter deal even door wat het je kost. Een goede vuistregel vind je in de uitleg over wat je per €1.000 winst moet reserveren. Bij een productwaarde van €1.000 kan de combinatie van btw en inkomstenbelasting je al snel een paar honderd euro aan echt geld kosten.

Mag je het doorverkopen of weggeven?

Verkoop je een ontvangen product door, bijvoorbeeld via Vinted of Marktplaats, dan is dat opnieuw omzet. Je hebt het zakelijk verkregen, dus de verkoopopbrengst hoort in je boekhouding, met btw erover als je btw-plichtig bent.

Geef je het weg in een winactie voor je volgers, dan is het een promotiekosten-post. De waarde van het weggegeven product is dan een zakelijke kostenpost die tegenover je omzet staat. Leg vast welke actie het was en wie de winnaar was, al is het maar met een screenshot van de post.

Stuur je een product terug omdat je er niets mee doet, dan is er geen prestatie geleverd en ook geen omzet. Bewaar de verzendbevestiging. Zonder bewijs is terugsturen achteraf moeilijk hard te maken.

Ben je wel ondernemer? Hobby, resultaat of winst

Niet elke creator is ondernemer voor de inkomstenbelasting. De Belastingdienst kijkt naar zaken als de omvang van je inkomsten, hoeveel tijd je erin steekt, of je meerdere opdrachtgevers hebt, of je risico loopt en of je er winst mee kunt maken. Een account met 2.000 volgers dat drie keer per jaar een pakketje krijgt, is meestal geen onderneming.

Val je buiten het ondernemerschap maar heb je wel inkomsten, dan geef je ze vaak op als resultaat uit overige werkzaamheden. Je betaalt dan gewoon belasting, maar je hebt geen recht op zelfstandigenaftrek en mkb-winstvrijstelling. Is het echt puur hobby zonder enig winststreven, dan hoef je niets aan te geven, maar die lat ligt lager dan veel mensen hopen.

Voor de btw gelden aparte regels: daar kun je al snel ondernemer zijn, ook als je voor de inkomstenbelasting nog geen onderneming drijft. Barterdeals tellen gewoon mee voor je omzetgrens. Val je daarmee onder de kleineondernemersregeling, dan kun je kiezen om geen btw te rekenen, maar dan mag je ook niets aftrekken.

Hoe regel je dit praktisch in je administratie?

Spreek vooraf een waarde af met het merk en zet die zwart op wit. Dan hoef je achteraf niet te gokken en heb je meteen een onderbouwing. Veel merken vinden dit normaal, want zij moeten de deal in hun eigen boeken ook ergens verantwoorden.

Maak voor elke barter deal een factuur en een mapje met de afspraak, de prijspagina en een screenshot van de geplaatste content. Boek de factuur als omzet en markeer hem als voldaan in natura, zodat hij niet als openstaande post blijft hangen in je debiteurenlijst.

Houd daarnaast een potje aan voor de btw en de inkomstenbelasting die je over producten moet afrekenen. Wie de basis van zijn boekhouding op orde heeft, ziet dit soort bedragen gewoon meelopen in het overzicht en wordt in april niet verrast.

• Afspraak vastleggen met een concrete waarde
• Factuur maken, ook al gaat er geen geld heen en weer
• Screenshot van prijs en geplaatste content bewaren
• Btw apart zetten, want die betaal je in echt geld