Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Factivo is een online boekhoudpakket voor ZZP'ers en MKB in Nederland. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in dit beleid beschreven.

Factivo
Waldorpstraat 584
2521 CK Den Haag
KvK-nummer: 97275484
E-mail: hallo@factivo.nl

2. Wanneer geldt dit beleid?

Dit privacybeleid geldt als je onze website bezoekt, een proefaccount aanmaakt, klant bij ons wordt of contact met ons opneemt.

3. Welke gegevens verwerken we van jou?

Als je een account aanmaakt

• Naam en e-mailadres
• Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer
• Telefoonnummer, als je dat invult
• Een versleutelde versie van je wachtwoord

Als je klant wordt

• Rekeningnummer (IBAN) of andere betaalgegevens voor de incasso van je abonnement
• Onze facturen aan jou en de betaalstatus daarvan

Als je Factivo gebruikt

• Technische logbestanden: IP-adres, tijdstip, browsertype en de pagina's die je opvraagt
• Gegevens over je gebruik van functies, zodat we storingen kunnen opsporen

Als je contact opneemt

• Je bericht, je e-mailadres en alles wat je zelf meestuurt

We vragen nooit om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst of afkomst. Zet die ook niet in berichten aan ons.

4. Waarvoor gebruiken we die gegevens?

• Om je account aan te maken en Factivo te laten werken
• Om je abonnement te factureren en te incasseren
• Om je te helpen als je een vraag stelt
• Om storingen op te sporen en de beveiliging te bewaken
• Om je te informeren over belangrijke wijzigingen in de dienst, de voorwaarden of de prijs
• Om onze nieuwsbrief te sturen, als je je daarvoor hebt aangemeld
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze eigen fiscale bewaarplicht

We verkopen je gegevens niet. We gebruiken ze ook niet om profielen te bouwen voor advertenties, en we trainen er geen AI-modellen mee.

5. Op welke grondslag verwerken we je gegevens?

Doel	Grondslag
Account, dienstverlening en facturatie	Uitvoering van de overeenkomst
Support en contact	Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang
Beveiliging en storingsonderzoek	Gerechtvaardigd belang
Nieuwsbrief	Toestemming, die je altijd kunt intrekken
Administratie en bewaarplicht	Wettelijke verplichting

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Je administratie: zolang je een account hebt. Zeg je op, dan verwijderen we je gegevens na beëindiging — exporteer je administratie dus vóór die tijd.
• Onze eigen facturen aan jou: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Support-berichten: maximaal twee jaar na het laatste contact.
• Technische logbestanden: maximaal twaalf maanden.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.

7. Met wie delen we gegevens?

Alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren, en alleen voor zover dat nodig is. Met elke partij hebben we een verwerkersovereenkomst.

Partij	Waarvoor	Waar
Supabase	Database en bestandsopslag	Frankfurt, Duitsland
FastComet	Webhosting	Europese Unie
Resend	Versturen van e-mail	Ierland
Anthropic Ireland Limited	Herkennen van gegevens op bonnen en facturen	Ierland; verwerking deels buiten de EER

Daarnaast delen we gegevens als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst of op vordering van justitie.

8. Waar staan de gegevens?

Binnen de Europese Economische Ruimte. Onze database en bestandsopslag staan in Frankfurt, onze webservers binnen de EU en e-mailverzending loopt via Ierland.

Alleen bij de scanfunctie voor bonnen en facturen kan de verwerking gedeeltelijk buiten de EER plaatsvinden. Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende waarborgen. Gebruik je de scanfunctie niet, dan verlaat er geen document de EER.

9. Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om Factivo te laten werken: onthouden dat je bent ingelogd en je sessie beveiligen. Voor deze cookies is geen toestemming nodig.

We plaatsen geen advertentiecookies en volgen je niet over andere websites.

10. Hoe beveiligen we je gegevens?

• Al het verkeer verloopt versleuteld via HTTPS.
• Gegevens worden versleuteld opgeslagen.
• Toegang is per administratie afgeschermd.
• Er worden regelmatig back-ups gemaakt.
• Toegang tot onze systemen is beperkt tot mensen die daar vanuit hun rol bij moeten kunnen.

Denk je dat er een kwetsbaarheid in Factivo zit? Mail het naar hallo@factivo.nl. We reageren en houden je op de hoogte van wat we ermee doen.

11. Welke rechten heb je?

• Inzage: opvragen welke gegevens we van je hebben.
• Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen. Veel kun je zelf wijzigen in je account.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking en bezwaar: de verwerking laten beperken of er bezwaar tegen maken.
• Overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Toestemming intrekken: bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief.

Mail je verzoek naar hallo@factivo.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we vragen om je identiteit te bevestigen.

12. En de gegevens van jouw klanten?

Alles wat jij in Factivo zet over je klanten en leveranciers, blijft van jou. Daarvoor ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wat we daarmee wel en niet mogen doen, staat in de verwerkersovereenkomst.

Krijgt een van jouw klanten een verzoek bij ons ingediend, dan sturen we dat door naar jou. Jij beantwoordt het.

13. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe functie toevoegen of van leverancier wisselen. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je vooraf per e-mail. Bovenaan deze pagina staat de versiedatum.

14. Vragen of een klacht?

Stel ze gerust via hallo@factivo.nl. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.