Verborgen kosten van iDEAL, Mollie, Stripe en betaalverzoeken

Waaruit bestaan de kosten van een betaalprovider?

Bijna elke provider rekent een transactietarief: een vast bedrag per betaling, een percentage, of allebei. Dat is de post die je vooraf ziet. Daarnaast liggen er nog vijf of zes posten klaar die per provider verschillen en die je pas op je afrekening tegenkomt.

Loop voordat je kiest deze lijst langs op de tarievenpagina van de aanbieder. Staat een post er niet bij, vraag het dan na. Tarieven veranderen bovendien regelmatig, dus check ze ook als je al een paar jaar klant bent.

• Transactiekosten per betaalmethode (iDEAL, kaart, PayPal, incasso verschillen sterk)
• Eventuele maand- of abonnementskosten voor het account
• Kosten per uitbetaling naar je bankrekening
• Kosten bij een terugboeking, refund of mislukte incasso
• Toeslagen voor buitenlandse kaarten en valutaomrekening
• Kosten van de koppeling: webshopplugin, kassa-integratie of boekhoudkoppeling

iDEAL: goedkoop per betaling, duur bij kleine bedragen

iDEAL wordt bij de meeste providers afgerekend met een vast bedrag per geslaagde betaling, vaak rond de 29 cent. Dat maakt het verreweg de goedkoopste methode voor grotere facturen: op een factuur van €2.500 ben je dan nog geen procent kwijt. Bij hogere volumes bieden providers meestal een lager stafftarief.

Bij kleine bedragen draait dat om. Verkoop je een e-book van €7,50 of een consult van €15, dan is 29 cent ineens bijna 4 procent. Een coach die maandelijks vijftig kleine betalingen van €12,50 ontvangt, betaalt op €625 omzet al zo'n €14,50 aan transactiekosten. Dat is geen ramp, maar het is wel het dubbele van wat je op een grote factuur betaalt.

Voordeel van iDEAL: een geslaagde betaling is definitief. Er bestaat geen terugboekingsprocedure zoals bij creditcards. Voor bouw, transport en advies met grote factuurbedragen is dat de reden om iDEAL als standaard aan te bieden en kaartbetalingen alleen op verzoek.

Creditcard, PayPal en buitenlandse klanten: hier loopt het op

Kaartbetalingen en PayPal werken met een percentage plus een vast bedrag. Voor gewone Europese consumentenkaarten ligt dat percentage vaak rond de 1,5 procent, voor Britse kaarten hoger en voor kaarten van buiten Europa richting de 3 procent. PayPal zit voor zakelijke ontvangsten doorgaans rond de 3 procent plus een vast bedrag per transactie.

Daar komt de valutatoeslag overheen als de klant in een andere munt betaalt of je uitbetaling moet worden omgerekend. Reken op zo'n 2 procent extra. Een fotograaf die een shoot van $3.000 factureert aan een Amerikaanse klant die met kaart betaalt, kan zo op €150 tot €160 kosten uitkomen. Dat is meer dan een dag werk.

Praktisch: bied bij facturen boven pakweg €1.000 altijd ook een gewone bankoverschrijving aan. Voor de klant is dat vaak geen bezwaar, en het scheelt je het volledige percentage. Bij internationale klanten is een overboeking op je eigen rekening in euro's meestal goedkoper dan welke provider dan ook.

Chargebacks, refunds en storneringen

Een chargeback is een terugboeking die de klant via zijn kaartuitgever aanvraagt. De provider rekent daar een vast bedrag voor, vaak ergens tussen €15 en €25, en dat bedrag betaal je ook als je de zaak uiteindelijk wint. Bij één terugboeking per jaar merk je het niet. Bij webshops met veel internationale kaartbetalingen is het een serieuze post.

Bij een refund krijg je de oorspronkelijke transactiekosten meestal niet terug. Stort je een aanbetaling van €500 terug omdat een opdracht niet doorgaat, dan blijf je de kosten van de inkomende betaling kwijt en soms nog een klein bedrag voor de terugbetaling zelf. Verwerk dat in je annuleringsvoorwaarden als je met aanbetalingen werkt.

Werk je met SEPA-incasso voor abonnementen of onderhoudscontracten, dan speelt storneren. Een consument kan een geïncasseerd bedrag binnen acht weken zonder opgaaf van reden terughalen. Elke mislukte of gestorneerde incasso kost je een vast bedrag bij de provider, plus het werk om hem opnieuw aan te bieden.

Betaalverzoeken en Tikkie: de kosten zitten niet in het tarief

Een betaalverzoek via je bank of via Tikkie lijkt gratis of bijna gratis. De zakelijke varianten rekenen een bedrag per betaald verzoek en soms een maandbedrag; de tarieven verschillen per bank, dus kijk wat jouw bank nu rekent. Per stuk is het meestal vergelijkbaar met iDEAL.

De echte kosten zitten in de administratie. Een betaalverzoek levert geen factuurreferentie op. Op je bankafschrift zie je 'Betaalverzoek' en een naam, en die naam is vaak de partner of de privérekening van je klant. Je moet elke betaling met de hand aan de juiste factuur koppelen. Een halfuur per week is bij een uurtarief van €65 zo'n €1.600 per jaar aan tijd die je niet factureert.

Tweede valkuil: veel starters sturen betaalverzoeken vanaf hun privérekening. Dan lopen zakelijke ontvangsten door je privégeld heen en moet je die later alsnog uitsplitsen. Gebruik een zakelijke rekening, ook als je een eenmanszaak hebt en dat niet verplicht bent.

De btw-valkuil: je draagt af over meer dan je ontvangt

Stuur je een factuur van €100 plus 21 procent btw, dan betaalt je klant €121. De provider houdt bijvoorbeeld 29 cent in en er komt €120,71 op je rekening. Je omzet blijft €100, je draagt gewoon €21 btw af en de 29 cent is een zakelijke kostenpost. De transactiekosten verlagen je btw-afdracht dus niet: je mag ze niet van je omzet aftrekken.

Belangrijker is van wie je de providerfactuur krijgt. Een Nederlandse provider factureert met 21 procent btw, die je gewoon als voorbelasting terugvraagt. Providers die vanuit een ander EU-land factureren, zoals de Ierse vestiging van Stripe, verleggen de btw naar jou. Je geeft die btw zelf aan in je aangifte en trekt hem in dezelfde aangifte weer af. Per saldo nul, maar je moet het wel invullen.

Hier zit het addertje: kun je geen btw aftrekken, dan is die verlegde btw een echte kostenpost van 21 procent bovenop je transactiekosten. Dat raakt zorgverleners met vrijgestelde omzet, docenten, en iedereen die de kleineondernemersregeling gebruikt. Een KOR-gebruiker met €600 aan Stripe-kosten per jaar betaalt er dan €126 extra voor, en is bovendien verplicht aangifte te doen over die verlegde btw.

Mag je de kosten doorberekenen aan je klant?

Voor de gangbare consumentenbetaalmethoden is een toeslag in Nederland verboden. Dat geldt voor iDEAL, voor gewone Europese consumentenkaarten en voor automatische incasso. Je mag een klant dus geen €0,35 'iDEAL-kosten' in rekening brengen omdat je hem digitaal laat betalen.

Voor methoden die buiten die regels vallen, zoals bepaalde zakelijke kaarten, American Express en PayPal, mag een toeslag soms wel. Dan geldt nog steeds dat je nooit meer mag rekenen dan je werkelijke kosten en dat je het vooraf duidelijk moet vermelden. Praktisch is het vaak makkelijker om de kosten gewoon in je prijs te verwerken.

Het alternatief dat wel altijd mag: je bepaalt zelf welke betaalmethoden je aanbiedt. Laat je bij bedragen boven een bepaalde grens alleen bankoverschrijving of iDEAL toe, dan scheelt dat direct. Veel ondernemers in de bouw en zakelijke dienstverlening doen dat standaard.

Zo verwerk je betaalkosten goed in je boekhouding

De grootste administratieve fout is netto boeken. Je ziet €120,71 binnenkomen en boekt dat als omzet. Dan klopt je factuur van €121 niet met je bank, blijft er een openstaand restje staan en mis je een aftrekbare kostenpost. Boek altijd bruto: de volledige €121 op de factuur, de €0,29 apart als bankkosten of betaalkosten.

Bij providers die in bulk uitbetalen wordt dat lastiger. Je ontvangt één bedrag voor dertig verkopen min de kosten. Je hebt dan de afrekeningsspecificatie nodig om die bulkbetaling uit te splitsen. Download die maandelijks, want sommige providers bewaren specificaties maar een beperkte tijd in het dashboard.

Een koppeling tussen je betaalprovider en je boekhouding lost dit grotendeels op: betalingen worden automatisch aan de juiste factuur gekoppeld en de kosten apart weggeschreven. In Factivo betaal je geen toeslag voor het gebruik van Mollie, Stripe of je eigen betaalverzoeken. De transactiekosten worden gewoon door je eigen provider in rekening gebracht, zonder opslag van ons.

• Boek de volledige factuurwaarde als omzet, niet het uitbetaalde bedrag
• Boek transactiekosten als aparte kostenpost, ze zijn volledig aftrekbaar
• Bewaar de maandafrekening van je provider als onderbouwing
• Controleer of de btw op de providerfactuur verlegd is of niet

Wat betekent dit voor jouw situatie?

Factureer je grote bedragen aan Nederlandse klanten, zoals in de bouw, transport of advies, dan is iDEAL of een gewone overboeking bijna altijd het goedkoopst. Kaartbetalingen bied je alleen aan als een klant erom vraagt.

Verkoop je veel kleine bedragen, zoals een webshop, een fotograaf met downloads of een coach met losse sessies, dan weegt het vaste bedrag per transactie zwaar. Kijk of bundelen loont: één factuur per maand in plaats van vier losse betalingen scheelt drie keer het vaste tarief.

Heb je buitenlandse klanten, dan zijn kaartpercentages en valutatoeslagen je grootste post. Reken door wat een overboeking in euro's zou kosten voordat je standaard kaartbetalingen aanzet. En ben je vrijgesteld van btw of gebruik je de KOR, tel dan bij buitenlandse providers 21 procent bij het tarief op. Dan ziet de vergelijking er ineens anders uit.