Een factuur is geen briefje met een bedrag erop. Het is een fiscaal document, en de wet schrijft vrij precies voor wat erop moet staan.
Als je factuur niet klopt, mag je klant de btw in theorie niet terugvragen. In de praktijk merk je dat meestal doordat de boekhouder van je opdrachtgever je factuur terugstuurt en je hem opnieuw mag maken. Vervelend, en het kost je een paar weken betalingstermijn.
Het goede nieuws: het gaat om een overzichtelijk rijtje gegevens. Als je dat één keer goed in je factuursjabloon zet, ben je er verder van af. In dit artikel loop ik het rijtje langs, plus de uitzonderingen waar zzp'ers het vaakst over struikelen.
- Welke gegevens wettelijk verplicht zijn op elke factuur
- Wanneer een verkorte factuur mag en wanneer absoluut niet
- Wat er anders is bij de KOR, verlegde btw en buitenlandse klanten
- Binnen welke termijn je moet factureren en hoe lang je facturen bewaart
Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?
Als ondernemer voor de btw moet je een factuur uitreiken wanneer je levert aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon. Dus ook aan een stichting, vereniging of gemeente. Bij particulieren hoeft het meestal niet, met een paar uitzonderingen zoals de handel in nieuwe vervoermiddelen en afstandsverkopen binnen de EU.
Dat je niet verplicht bent te factureren aan particulieren, betekent niet dat je het niet moet doen. Je hebt sowieso een deugdelijke administratie nodig waaruit je omzet blijkt. Een kapper of horecazaak werkt met een kassasysteem en dagstaten; een fotograaf die een bruiloft doet, stuurt gewoon een factuur.
Let op de bedrijfsvorm van je klant, niet op hoe hij zich presenteert. Een coach die factureert aan een zzp'er levert aan een ondernemer, ook als het gesprek over persoonlijke dingen ging.
De verplichte gegevens op elke factuur
Dit is de kern. Een volledige factuur bevat de volgende gegevens:
- De datum waarop je de factuur uitreikt
- Een opeenvolgend factuurnummer, uniek binnen je administratie
- Je eigen naam, adres en woonplaats zoals je bij de KvK staat ingeschreven
- Naam, adres en woonplaats van je klant
- Je btw-identificatienummer (de NL...B.. variant)
- Je KvK-nummer
- De datum waarop je de goederen of dienst hebt geleverd, of de dienst hebt afgerond
- Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd, en de hoeveelheid of het aantal uren
- Het bedrag exclusief btw, per btw-tarief apart als je meerdere tarieven gebruikt
- Het btw-tarief (0%, 9% of 21%) en het btw-bedrag in euro's
Hoe specifiek moet de omschrijving zijn?
"Werkzaamheden juni" is te vaag. De Belastingdienst en je klant moeten uit de factuur kunnen opmaken wát je hebt geleverd en tegen welk tarief dat terecht is. Zeker als je met twee btw-tarieven werkt, is dat cruciaal.
Een schilder die bij een woning ouder dan twee jaar het lage tarief op arbeid toepast, moet arbeid en materiaal apart op de factuur zetten. Anders kan niemand controleren of het 9%-deel klopt. Hetzelfde geldt voor een kapper die naast knippen ook producten verkoopt: knippen is 9%, de shampoo die je meegeeft is 21%.
Voor uurwerk: noem het aantal uren, het uurtarief en de periode. "32 uur ontwikkelwerk aan webshop, week 22-25, à €75 per uur" is prima. Werk je op basis van een vaste prijs, verwijs dan naar de offerte of het projectnummer.
Zet je standaardomschrijving en je btw-tarief per dienst één keer vast in je facturatiesoftware. Dan hoef je bij elke factuur alleen nog het aantal in te vullen en gaat er niets mis met tarieven.
Wanneer mag een verkorte factuur?
Bij kleine bedragen mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Dan volstaan de factuurdatum, je eigen naam en adres, een omschrijving van wat je hebt geleverd en het te betalen btw-bedrag of de gegevens waarmee dat te berekenen is. De grens hiervoor ligt op €100 inclusief btw.
Dit is bedoeld voor kassabonnen en losse verkopen: een lunchroom, een marktkraam, een fietsenmaker die een band plakt. Voor je normale opdrachten aan zakelijke klanten heb je er weinig aan. Een opdrachtgever die de btw wil terugvragen, wil doorgaans toch zijn eigen naam op het document zien.
De vereenvoudigde factuur mag níét bij intracommunautaire leveringen en niet bij verlegde btw. Daar geldt altijd het volledige rijtje.
KOR, verlegde btw en klanten in het buitenland
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling? Dan breng je geen btw in rekening en zet je dus ook geen btw-tarief en btw-bedrag op je factuur. Vermeld duidelijk dat je de KOR toepast, anders gaat je klant zoeken naar een btw-bedrag dat er niet is. Je btw-identificatienummer hoef je onder de KOR niet te vermelden, je KvK-nummer wel.
Bij de verleggingsregeling breng je geen btw in rekening, maar verschuift de btw-plicht naar je klant. Dit speelt vooral in de bouw en bij onderaanneming en uitlening van personeel. Op de factuur zet je dan de vermelding "btw verlegd" én het btw-identificatienummer van je klant. Dat nummer van je klant is geen formaliteit: zonder dat nummer is de factuur niet compleet.
Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan is de btw meestal verlegd naar die klant. Ook dan: btw-nummer van de klant op de factuur, de vermelding dat de btw is verlegd, en je neemt de omzet op in je opgaaf intracommunautaire prestaties. Controleer het btw-nummer van je klant altijd in het VIES-systeem van de Europese Commissie en bewaar de bevestiging.
Verleg je de btw terwijl dat niet mocht, dan ben jij de btw alsnog verschuldigd. Twijfel je bij een bouwopdracht of onderaanneming? Vraag het na voordat je factureert, niet erna.
Binnen welke termijn moet je factureren?
Je moet de factuur uiterlijk uitreiken op de vijftiende dag van de maand ná de maand waarin je hebt geleverd. Rond je een klus af op 3 maart, dan moet de factuur er uiterlijk 15 april zijn.
In de praktijk is dit vooral relevant rond het einde van een kwartaal. Werk dat je in maart hebt gedaan hoort in de aangifte over het eerste kwartaal, ook als je de factuur pas in april verstuurt. Wacht je te lang met factureren, dan klopt je btw-aangifte niet.
Werk je met termijnfacturen of vooruitbetalingen, bijvoorbeeld als aannemer of bij een langlopend adviestraject? Dan moet je uiterlijk factureren op het moment dat de betaling opeisbaar wordt.
Betaaltermijn, rente en incassokosten
De betaaltermijn is geen factuureis, maar wel iets wat je erop wilt zetten. Spreek je niets af, dan geldt een wettelijke betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Zet je er zelf een termijn op, dan geldt die, mits je klant ermee akkoord is via je algemene voorwaarden of de opdrachtbevestiging.
Tussen bedrijven is een betaaltermijn van maximaal 60 dagen toegestaan. Een langere termijn mag alleen als dat aantoonbaar niet onredelijk is. Grote opdrachtgevers die een zzp'er 90 dagen laten wachten, zijn dus in overtreding.
Betaalt je klant te laat, dan mag je de wettelijke handelsrente rekenen en incassokosten in rekening brengen. Voor incassokosten geldt een staffel met een minimum van €40. Bij zakelijke klanten hoef je daarvoor geen aanmaning te sturen, maar in de praktijk werkt een vriendelijke herinnering meestal beter dan meteen kosten opvoeren.
Nummeren, bewaren en fouten herstellen
Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn. Gaten in de reeks roepen bij een controle de vraag op welke factuur er ontbreekt. Je mag wel meerdere reeksen gebruiken, bijvoorbeeld per jaar of per bedrijfsonderdeel, zolang elke reeks logisch doorloopt. Beginnen bij 2025-001 en dan doortellen is prima.
Heb je een fout gemaakt? Pas een verzonden factuur nooit stiekem aan. Stuur een creditfactuur die naar de originele factuur verwijst en maak daarna een nieuwe, correcte factuur. Die creditfactuur krijgt gewoon het volgende nummer uit je reeks.
Je bewaart facturen zeven jaar, zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, maar dan moet de factuur wel leesbaar, onveranderd en authentiek blijven. Een pdf in een map die je back-upt voldoet; een foto van een bon die na een jaar vervaagt is een risico.
Elektronisch factureren mag alleen als je klant daarmee instemt. In de praktijk is dat geen probleem: als iemand jouw pdf-factuur betaalt, blijkt de instemming daaruit. Voor overheidsopdrachten geldt vaak juist de omgekeerde eis, namelijk e-facturering via een specifiek formaat.
Nummer je facturen niet handmatig in een spreadsheet. Software telt automatisch door en voorkomt dat je per ongeluk twee keer nummer 47 gebruikt, wat bij een controle direct opvalt.
Snelle check voordat je op verzenden drukt
Loop deze vijf punten langs bij je eerstvolgende factuur. Kloppen ze allemaal, dan zit je sjabloon goed en hoef je dit niet elke keer opnieuw te doen.
- Staan je btw-identificatienummer én je KvK-nummer erop?
- Klopt de tenaamstelling van je klant met de KvK-inschrijving, niet alleen de handelsnaam?
- Staat de leverdatum of de periode erop, naast de factuurdatum?
- Is de omschrijving specifiek genoeg om het btw-tarief te kunnen controleren?
- Bij verlegde btw of een EU-klant: staat het btw-nummer van je klant erop plus de vermelding dat de btw verlegd is?
Dit artikel legt algemene regels uit en is geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie; controleer bedragen en termijnen bij de Belastingdienst of je adviseur.
Je administratie op orde, zonder gedoe.
Onbeperkt facturen, bonnen en BTW-overzicht. Veertien dagen gratis proberen, geen creditcard nodig, maandelijks opzegbaar.