Wat is een jaarrekening en hoe stel je er zelf een op?

Wat is een jaarrekening precies?

Een jaarrekening is een overzicht van de financiële situatie van je bedrijf over één boekjaar, meestal een kalenderjaar. Hij bestaat uit twee kernonderdelen: de balans en de winst-en-verliesrekening. Bij grotere bedrijven komt daar een toelichting bij, waarin cijfers worden uitgelegd die anders niet duidelijk zijn.

De balans laat zien wat je bezit en wat je schuldig bent op één specifiek moment, meestal 31 december. De winst-en-verliesrekening laat zien wat je dat hele jaar hebt omgezet, wat je hebt uitgegeven en wat er onder de streep overblijft. Samen geven ze een compleet beeld: niet alleen hoeveel winst je maakte, maar ook hoe gezond je bedrijf ervoor staat.

Een jaarrekening is dus iets anders dan je belastingaangifte, al gebruik je grotendeels dezelfde cijfers. De aangifte is voor de Belastingdienst, de jaarrekening is een breder document dat ook naar de Kamer van Koophandel kan gaan, naar een bank bij een financieringsaanvraag, of gewoon in je eigen administratie blijft.

Moet je als zzp'er een jaarrekening maken?

Heb je een bv, dan is een jaarrekening verplicht. Je bent wettelijk verplicht hem op te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel, ongeacht hoe klein je bv is. Doe je dat niet of te laat, dan riskeer je een boete en in het uiterste geval bestuurdersaansprakelijkheid bij een faillissement.

Heb je een eenmanszaak, vof of maatschap, dan is een jaarrekening niet wettelijk verplicht. Voor je belastingaangifte volstaat een winst-en-verliesrekening en een overzicht van je ondernemingsvermogen. Toch stellen veel zzp'ers alsnog een jaarrekening op, omdat een bank of leverancier er soms om vraagt bij een lening of leasecontract.

Ook zonder verplichting is het opstellen van een jaarrekening zinvol. Je ziet in één document of je bedrijf groeit, of je schulden oplopen en of je genoeg buffer hebt. Veel ondernemers ontdekken pas bij het maken van de jaarrekening dat ze het hele jaar wel winst dachten te maken, maar dat het geld ergens anders is blijven hangen.

Wat staat er in de balans?

De balans is verdeeld in twee kanten die altijd gelijk zijn, vandaar de naam. Links staan je activa: alles wat je bezit, zoals je bankrekening, openstaande facturen, voorraad en apparatuur. Rechts staan je passiva: hoe dat bezit gefinancierd is, dus je eigen vermogen en je schulden zoals leningen, crediteuren en nog te betalen btw.

Een simpel voorbeeld: je hebt €8.000 op je zakelijke rekening, €2.000 aan openstaande facturen en een laptop van €1.200. Samen is dat €11.200 aan bezittingen. Staat daar nog €3.000 aan een zakelijk krediet tegenover, dan is je eigen vermogen €8.200.

De balans vertelt je dus niet hoeveel je verdiende, maar hoe stevig je bedrijf staat op een gegeven moment. Een fotograaf met veel dure apparatuur en weinig schuld heeft een heel andere balans dan een coach die vrijwel alleen met zijn tijd werkt en amper bezittingen heeft.

Wat staat er in de winst-en-verliesrekening?

De winst-en-verliesrekening, ook wel de resultatenrekening, telt al je omzet en kosten van het hele boekjaar bij elkaar op. Bovenaan staat je omzet, daaronder trek je je kosten af: inkoop, huur, verzekeringen, afschrijvingen, telefoonkosten. Wat overblijft is je resultaat vóór belasting.

Stuur je als adviseur bijvoorbeeld voor €60.000 aan facturen in een jaar, en heb je €14.000 aan kosten zoals een werkplek, software en reiskosten, dan is je resultaat €46.000. Dat bedrag is de basis waarover je bij een eenmanszaak inkomstenbelasting betaalt, na aftrek van ondernemersaftrekken.

Branches verschillen hierin flink. Een aannemer heeft vaak hoge materiaalkosten die de winstmarge drukken, terwijl een tekstschrijver of coach nauwelijks inkoopkosten heeft maar wel veel uren in de omzet zitten die niet als kostenpost terugkomen.

Wat is de toelichting en heb jij die nodig?

De toelichting is een tekstueel onderdeel waarin je uitlegt hoe bepaalde cijfers tot stand zijn gekomen. Denk aan de gehanteerde afschrijvingsmethode, een uitsplitsing van grote schuldposten, of een toelichting op een bijzonder resultaat zoals een eenmalige subsidie.

Voor micro- en kleine bv's is de toelichting vaak beperkt of zelfs niet verplicht; voor middelgrote en grote bedrijven wordt hij uitgebreider en is soms een accountantscontrole nodig. Welke categorie voor jouw bv geldt, hangt af van omzet, balanstotaal en aantal medewerkers.

Voor een eenmanszaak zonder wettelijke verplichting is een uitgebreide toelichting meestal overbodig. Een paar zinnen over bijzondere posten, zoals een grote investering of een lening van een familielid, is dan al voldoende om de cijfers te laten kloppen.

Wanneer moet de jaarrekening klaar zijn?

Voor een bv gelden vaste termijnen. Het bestuur moet de jaarrekening binnen een aantal maanden na afloop van het boekjaar opstellen, met de mogelijkheid tot uitstel. Daarna moet hij uiterlijk twaalf maanden na het einde van het boekjaar gedeponeerd zijn bij de Kamer van Koophandel.

Deponeer je te laat, dan kun je een boete krijgen. Bij een faillissement binnen een paar jaar na te late deponering kan dit bovendien meetellen als aanwijzing van wanbeleid, wat de bestuurder persoonlijk aansprakelijk kan maken voor schulden. Dit is precies waarom het voor bv's geen vrijblijvend document is.

Heb je een eenmanszaak, dan is er geen wettelijke deadline voor een jaarrekening. Wel wil je hem logischerwijs klaar hebben vóórdat je aangifte inkomstenbelasting doet, meestal vóór 1 mei van het jaar erop, zodat je de cijfers direct kunt overnemen.

Hoe stel je zelf een jaarrekening op?

Een jaarrekening opstellen begint niet in januari, maar met je administratie gedurende het jaar. Boek je facturen, bonnetjes en bankmutaties netjes bij, dan is het maken van de jaarrekening vooral een kwestie van cijfers ordenen in plaats van alsnog een heel jaar reconstrueren.

In de praktijk komt het neer op deze stappen: sluit je boekjaar af door alle mutaties tot en met 31 december te verwerken, controleer of je bankstand overeenkomt met je boekhouding, bereken je afschrijvingen op apparatuur of inventaris, en stel dan de balans en winst-en-verliesrekening op. Daarna schrijf je, als dat nodig is, de toelichting.

In Factivo staan de balans en de winst-en-verliesrekening al klaar zodra je je boekingen op orde hebt: het programma stelt ze automatisch samen uit je administratie, inclusief een basistoelichting. Dat scheelt vooral tijd bij de laatste stap, die anders het meeste rekenwerk kost.

• Sluit je boekjaar af tot en met 31 december
• Controleer bankstand versus boekhouding
• Verwerk afschrijvingen op bezittingen
• Stel balans en winst-en-verliesrekening op
• Voeg een toelichting toe waar nodig

Zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder?

Voor een eenmanszaak met een overzichtelijke administratie is een jaarrekening met goede software prima zelf te doen. Je hebt geen accountant nodig als er geen wettelijke controleplicht is, wat voor de meeste zzp'ers en kleine bv's het geval is.

Wordt je bv groter, heb je personeel, of heb je te maken met ingewikkelde financiering zoals een groot bankkrediet, dan wordt het risico van fouten groter en de waarde van een boekhouder of accountant ook. Die kan bovendien meedenken over fiscale keuzes die verder gaan dan alleen het opstellen van cijfers.

Twijfel je of jouw situatie eenvoudig genoeg is om zelf te doen, dan is een half uurtje overleg met een boekhouder vaak goedkoper dan achteraf een fout herstellen.