Wat doe je als een klant je factuur niet betaalt?

Wanneer is een factuur officieel te laat?

Heb je een betaaltermijn afgesproken of op je factuur gezet, dan geldt die. Staat er niets, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Daarna is je klant automatisch in verzuim, ook zonder dat je iets stuurt.

Tussen ondernemers mag je maximaal 60 dagen afspreken. Langer mag alleen in uitzonderlijke gevallen. Is je opdrachtgever een grote onderneming en jij een kleine, dan is de maximale termijn 30 dagen. Een groot bedrijf dat je een contract met 90 dagen betaaltermijn voorlegt, doet dus iets wat wettelijk niet houdt.

Belangrijk voor het vervolg: bij een zakelijke klant hoef je meestal geen extra waarschuwing te sturen voordat je rente en incassokosten in rekening brengt. Bij een particuliere klant moet dat wel, daarover verderop meer.

Stap 1: bel, en stuur daarna pas een herinnering

In veruit de meeste gevallen is er geen kwade wil. De factuur ligt op de verkeerde stapel, is naar het verkeerde mailadres gegaan, of de persoon die moet goedkeuren was op vakantie. Een telefoontje lost dat in twee minuten op, een mail vaak niet.

Bel dus als een factuur een week over de termijn is. Vraag niet of ze de factuur hebben ontvangen, maar wanneer je de betaling kunt verwachten. Noteer het antwoord en bevestig het per mail: "Zoals besproken maak je de factuur van €2.420 uiterlijk vrijdag 14 maart over." Zo'n bevestiging is later goud waard.

Stuur direct daarna een schriftelijke herinnering met het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe uiterste datum van zeven tot tien dagen. Nog vriendelijk van toon, maar wel concreet.

Stap 2: de aanmaning met ingebrekestelling

Betaalt de klant na de herinnering nog steeds niet, dan verandert de toon. Je stuurt een aanmaning waarin je de klant formeel in gebreke stelt: je geeft een laatste termijn en kondigt aan wat er daarna gebeurt.

In die brief zet je: het openstaande bedrag, de vervaldatum die is verstreken, een laatste betaaltermijn (14 dagen is gebruikelijk), en de mededeling dat je bij uitblijven van betaling de wettelijke handelsrente en de buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengt en de vordering uit handen geeft.

Stuur deze aanmaning per e-mail én per aangetekende post als het om een groot bedrag gaat. Je wilt later kunnen aantonen dat de klant hem heeft ontvangen. Bewaar alle correspondentie in één map bij de factuur.

• Factuurnummer, bedrag en oorspronkelijke vervaldatum
• Verwijzing naar je eerdere herinnering en het telefoongesprek
• Een concrete laatste betaaldatum
• Aankondiging van rente, incassokosten en overdracht aan een incassobureau

Werk je voor particulieren? Dan geldt de veertiendagenbrief

Bij een consument mag je pas incassokosten rekenen nadat je een speciale aanmaning hebt gestuurd: de veertiendagenbrief. Daarin geef je de klant nog eens veertien dagen om zonder extra kosten te betalen, en noem je exact het bedrag aan incassokosten dat je daarna in rekening brengt.

De termijn gaat pas lopen op de dag na ontvangst van de brief. Reken dus met wat marge, bijvoorbeeld door te schrijven dat de termijn ingaat op de tweede dag na verzending. Vergeet je deze brief of klopt het genoemde bedrag niet, dan kun je de incassokosten later niet meer opeisen.

Dit raakt vooral kappers, fotografen, klusbedrijven, rij-instructeurs en coaches die rechtstreeks aan particulieren factureren. Werk je uitsluitend voor bedrijven, dan kun je deze stap overslaan.

Hoeveel rente en incassokosten mag je rekenen?

Bij zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente. Die wordt elk half jaar opnieuw vastgesteld en ligt fors hoger dan de gewone wettelijke rente die voor consumenten geldt. De rente loopt vanaf de dag na de vervaldatum, dus ook over de periode waarin je nog vriendelijk aan het herinneren was.

Daarnaast mag je een vergoeding voor incassokosten rekenen. Die is wettelijk gestaffeld: 15 procent over de eerste €2.500 van de hoofdsom, met een minimum van €40. Over hogere bedragen gelden lagere percentages, met een maximum van €6.775 bij zeer grote vorderingen.

Reken maar mee. Een openstaande factuur van €1.000 excl. btw levert €150 aan incassokosten op. Een factuur van €400 levert €60 op. Bij een factuur van €200 kom je op 15 procent is €30, maar dan geldt het minimum en mag je €40 rekenen. Bij een zakelijke klant die de btw kan verrekenen, bereken je de kosten over het bedrag exclusief btw.

Incassobureau, deurwaarder of zelf naar de kantonrechter?

Blijft betaling uit, dan zijn er grofweg drie routes. Een incassobureau neemt het traject van je over en werkt vaak op no cure no pay, waarbij het bureau de incassokosten houdt. Handig als je geen zin hebt in gedoe, maar besef dat een incassobureau geen wettelijke bevoegdheden heeft: het kan alleen brieven en telefoontjes sturen, net als jij.

Een gerechtsdeurwaarder kan wel doorpakken naar een dagvaarding en beslag. Duurder in de voorfase, maar effectiever bij een klant die bewust niet betaalt.

Zelf naar de rechter kan ook. Bij vorderingen tot €25.000 ben je bij de kantonrechter, en daar heb je geen advocaat nodig. Je betaalt wel griffierecht, dat afhangt van de hoogte van de vordering. Win je, dan wordt de klant meestal veroordeeld tot betaling van dat griffierecht en een deel van je kosten.

Weeg altijd de verhouding tussen kosten en opbrengst. Bij een factuur van €300 zijn de meeste routes duurder dan de vordering zelf. Bij €5.000 of meer wordt doorpakken bijna altijd de moeite waard.

• Incassobureau: laagdrempelig, geen dwangmiddelen, vaak no cure no pay
• Deurwaarder: kan dagvaarden en beslag leggen, hogere kosten vooraf
• Kantonrechter tot €25.000: zelf te doen, wel griffierecht

De btw die je al hebt afgedragen, krijg je terug

Dit vergeten veel starters. Je hebt de btw op die factuur al afgedragen aan de Belastingdienst, ook al is er nooit betaald. Blijkt de vordering oninbaar, dan mag je die btw terugvragen.

Je recht op teruggaaf ontstaat op het moment dat duidelijk is dat je niet betaald krijgt, bijvoorbeeld bij een faillissement van de klant. Is dat niet duidelijk, dan geldt de regel dat een vordering in elk geval als oninbaar geldt zodra er één jaar is verstreken na het einde van de betaaltermijn. Je verwerkt de teruggaaf in je gewone btw-aangifte; een apart verzoek is niet nodig.

Voorbeeld: je stuurde een factuur van €5.000 excl. btw, dus €6.050 inclusief 21 procent btw. De klant betaalt niets. Een jaar na het verstrijken van de betaaltermijn haal je €1.050 aan btw terug via je aangifte. Je verlies is dan €5.000 in plaats van €6.050.

Wordt de factuur later alsnog betaald, dan draag je de btw gewoon weer af. Houd oninbare vorderingen dus apart bij in je administratie.

Hoe lang kun je nog aankloppen?

Een gewone zakelijke vordering verjaart na vijf jaar. Daarna kun je hem juridisch niet meer afdwingen. Vijf jaar klinkt ruim, maar in de praktijk is een vordering van twee jaar oud al bijna niet meer te innen: bedrijven zijn verhuisd, opgeheven of failliet.

Je kunt de verjaring stuiten door de klant schriftelijk en ondubbelzinnig te laten weten dat je nog steeds betaling verlangt. Vanaf dat moment begint de termijn opnieuw. Bewaar zo'n brief dus goed.

Praktisch advies: hanteer je eigen deadline. Is een factuur negentig dagen over de vervaldatum en heb je alle stappen doorlopen, dan neem je een besluit. Doorzetten via deurwaarder of rechter, of afboeken en de btw terughalen. Blijven hopen kost alleen maar tijd.

Zo voorkom je de volgende wanbetaler

Factureer direct na oplevering, niet aan het eind van de maand. Elke week die je zelf wacht is een week die je aan het einde niet meer terugkrijgt. Zet een korte betaaltermijn op je factuur, bijvoorbeeld 14 dagen, en houd je er ook aan bij het opvolgen.

Werk bij grotere opdrachten met een aanbetaling of met deelfacturen. In de bouw, bij verbouwingen en bij langlopende ontwerptrajecten is 30 procent vooraf en de rest in termijnen heel normaal. Zo loop je nooit meer risico dan één termijn.

Check nieuwe zakelijke klanten in het Handelsregister voordat je begint. Een bv die pas drie maanden bestaat of een adres dat een postbus blijkt, is geen reden om nee te zeggen, wel om vooraf te factureren. En bij een klant die de eerste factuur al te laat betaalt: eis de tweede vooruit.