Btw-post van de Belastingdienst kan nu ook digitaal

Wat is er precies veranderd?

De Belastingdienst maakt zijn communicatie met ondernemers stap voor stap digitaal. Vanaf 1 september kunnen ondernemers ervoor kiezen om post van de Belastingdienst alleen digitaal te ontvangen. Zij ontvangen dan steeds meer brieven in Mijn Belastingdienst Zakelijk, beginnend met berichten over de omzetbelasting.

Concreet betekent dit dat de eerste categorie zakelijke brieven die volledig digitaal beschikbaar komt, over de btw gaat. Ondernemers kunnen er straks voor kiezen om berichten alleen digitaal te ontvangen. De Belastingdienst digitaliseert zoveel mogelijk, te beginnen met berichten over omzetbelasting. Ondernemers die voor digitaal kiezen, krijgen die berichten dan via Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Dit is dus geen voorstel of proefballon, maar een functie die nu al werkt. Of jij er iets van merkt, hangt af van of je zelf de knop omzet in je account.

Waarom begint de Belastingdienst juist met de btw?

De digitalisering van de post gaat gefaseerd, niet in één keer. De eerste stappen naar digitale correspondentie zijn eerder al gezet met brieven over inkomstenbelasting. De btw is de volgende stap, en logisch: vrijwel elke zzp'er en elk klein bedrijf krijgt hier meerdere keren per jaar mee te maken, bij elke kwartaalaangifte.

Zodra je eenmaal voor digitaal kiest, blijft dat niet beperkt tot de btw. Zodra andere brieven digitaal gaan, krijg je die automatisch ook alleen digitaal. Met andere woorden: je zet nu de knop om, maar de Belastingdienst vult die keuze later automatisch aan met meer belastingsoorten.

Achter deze stap zit ook een wettelijke verplichting. De Belastingdienst wil blijven voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Deze wet regelt dat burgers en organisaties digitaal zaken kunnen doen met overheidsorganisaties.

Wat merk je bij je eigen btw-aangifte?

Normaal gesproken krijg je elk jaar een papieren aangiftebrief met daarin al je tijdvakken, deadlines en betalingskenmerken. Kies je voor digitale post, dan komt die informatie straks in Mijn Belastingdienst Zakelijk terecht in plaats van in de brievenbus.

Voor de aangifte zelf verandert er niets: je doet nog steeds per kwartaal (of maand of jaar, afhankelijk van je situatie) aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk, met dezelfde deadlines. Het enige dat wijzigt, is het kanaal waarlangs je herinneringen, bevestigingen en eventuele naheffingen binnenkomen.

Voor de meeste zzp'ers en kleine ondernemers die toch al digitaal inloggen om aangifte te doen, is dit een kleine stap. Je logt straks gewoon iets vaker in om te checken of er nieuwe post is, in plaats van te wachten op de brievenbus.

Hoe zet je digitale post aan (of weer uit)?

Het instellen doe je zelf, in een paar stappen binnen je account. Ga naar Mijn Belastingdienst Zakelijk. U logt in met DigiD, eHerkenning of een Europees erkend inlogmiddel. U vindt dit onderdeel via 'Mijn gegevens'. Zet een vinkje bij 'Ja, ik ontvang graag zo veel mogelijk brieven digitaal'. Vul het e-mailadres in waarop u een melding wilt ontvangen als er digitale post voor u klaarstaat.

Dat e-mailadres is belangrijk: zonder een geldig adres krijg je geen seintje dat er iets nieuws in je account staat, en kun je dus makkelijk iets missen. Zorg dat je een adres invult dat je regelmatig checkt, niet een oud zakelijk mailtje dat je bijna nooit meer opent.

Bedacht je achteraf dat je toch liever papier wilt, of wil je later alsnog overstappen? Dat kan gewoon. Je kunt bijvoorbeeld teruggaan naar post op papier of later alsnog alleen digitale post ontvangen.

Wat blijft voorlopig nog op papier?

Digitale post betekent niet dat je meteen alle correspondentie digitaal krijgt. Je krijgt niet meteen al onze post in de Berichtenbox. We werken namelijk stap voor stap om veilig en zorgvuldig te digitaliseren. Sommige brieven komen dus nog gewoon op papier, ook als je digitaal hebt aangevinkt.

De Belastingdienst geeft zelf ook aan dat dit een geleidelijk proces is. Uitgaande post vindt bijvoorbeeld nog grotendeels op papier plaats. Ook zijn er nog formulieren die ondernemers moeten downloaden, printen en vervolgens opsturen. Verwacht dus niet dat je na het aanvinken van de digitale optie helemaal geen post meer op papier krijgt.

Na de btw-brieven volgen naar verwachting meer belastingsoorten. De eerste brieven over de btw komen binnenkort beschikbaar. Daarna volgen de overige btw-brieven en brieven over andere zakelijke belastingen. Reken er dus op dat je account de komende tijd geleidelijk meer post gaat bevatten.

Het risico: een gemiste herinnering

Het praktische risico van digitale post is niet dat de Belastingdienst minder streng wordt, maar dat jij minder vanzelfsprekend een fysieke prikkel krijgt om in actie te komen. Een brief op de deurmat val je op; een melding in een inbox die je zelden checkt, niet.

Dat is vooral relevant rond de deadline van je kwartaalaangifte. Mis je een herinnering omdat je de digitale post niet controleert, dan loop je alsnog het risico op een te late aangifte, een naheffing of een boete. De regels rond deadlines en boetes veranderen niet door deze overstap: die blijven precies zoals ze waren, alleen het kanaal waarlangs je erover geïnformeerd wordt, verandert.

Werk je met een boekhouder of fiscaal dienstverlener die voor jou aangifte doet? Vraag dan expliciet wie de digitale post in de gaten houdt, zodat niemand ervan uitgaat dat de ander het wel ziet.

Wat moet je nu doen?

Voor de meeste zzp'ers is dit geen must-do, maar wel iets om bewust een keuze in te maken in plaats van het gewoon te laten gebeuren.

Loop deze punten na voordat je iets aanpast in je instellingen.

• Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk en kijk onder 'Mijn gegevens' of de optie voor digitale post al aanstaat.
• Vul een e-mailadres in dat je echt regelmatig checkt, anders mis je de melding dat er nieuwe post is.
• Zet in je agenda een vast moment (bijvoorbeeld rond je btw-deadline) om het portaal te checken, ook zonder melding.
• Twijfel je of je liever papier houdt als achtervang? Dan kun je gewoon bij papier blijven; dat kost je verder niets.
• Werk je met een boekhouder? Spreek af wie de digitale post controleert.

Bronnen

• Belastingdienst - Nieuws en informatie over de Belastingdienst · over-ons.belastingdienst.nl
• Waarom de Belastingdienst stap voor stap werkt naar meer digitale correspondentie | Nieuws - Belastingdienst · over-ons.belastingdienst.nl
• Digitale post | Belastingdienst · belastingdienst.nl
• Digitale post van de Belastingdienst - hoe werkt het? | Belastingdienst · belastingdienst.nl
• Ik wil mijn zakelijke post alleen digitaal ontvangen - hoe regel ik dat? | Belastingdienst · belastingdienst.nl
• Slimmer inlogscherm voor ondernemers: in 1 keer goed inloggen | Nieuws - Belastingdienst · over-ons.belastingdienst.nl