Zakelijke aankoop per ongeluk privé betaald: hoe boek je dat?

Is het een probleem als je zakelijk privé betaalt?

Nee. De vraag of een uitgave aftrekbaar is, hangt af van het zakelijke karakter van de kosten, niet van de rekening waarvan je betaalt. Koop je gereedschap dat je in je bedrijf gebruikt, dan zijn die kosten aftrekbaar, of je nu pint met je zakelijke pas, je privépas of contant betaalt.

Dat geldt ook andersom: een privé-uitgave die je per ongeluk van je zakelijke rekening betaalt, wordt daar niet zakelijk van. Die boek je als privé-opname. Een eenmanszaak heeft juridisch gezien geen gescheiden vermogen, dus je mag geld tussen zakelijk en privé heen en weer schuiven zoals je wilt.

Het enige echte risico is slordigheid. Betalingen die nergens in je administratie opduiken, vergeet je. En bonnen die in je jaszak blijven zitten, kosten je aftrek en btw.

Hoe boek je het in een eenmanszaak?

In een eenmanszaak boek je zo'n aankoop als een gewone kostenpost, met als tegenrekening privé (ook wel privéstorting of kapitaal genoemd). Je zegt daarmee eigenlijk: ik heb als privépersoon geld in de zaak gestopt en daarmee deze kosten betaald.

Stel: je koopt voor €121 inclusief btw een gereedschapskist en betaalt met je privépas. Je boekt €100 als kosten, €21 als te vorderen btw en €121 als privéstorting. Je bankrekening blijft onaangeroerd, je winst daalt met €100 en je krijgt €21 btw terug in je aangifte.

In de meeste boekhoudpakketten doe je dit door bij het verwerken van de bon niet een banktransactie te koppelen, maar te kiezen voor een betaling 'privé' of 'contant/privé'. In Factivo markeer je de uitgave als privé betaald, waarna hij automatisch op je privérekening-courant terechtkomt.

Mag je de btw gewoon terugvragen?

Ja, mits je een geldig bewijsstuk hebt. Voor de btw-aftrek kijkt de Belastingdienst naar de factuur of bon, niet naar de betaalmethode. Een pinbon zonder btw-specificatie is geen factuur en is dus niet genoeg.

Bij kleine bedragen mag een leverancier een vereenvoudigde factuur geven: die hoeft niet op jouw naam te staan, maar moet wel het btw-bedrag of het tarief vermelden. Die grens ligt in Nederland op €100 inclusief btw. Boven dat bedrag heb je een volledige factuur op naam van je onderneming nodig.

Dat is precies waar privébetalingen misgaan. Koop je online iets van €400 en vul je uit gewoonte je privéadres en -naam in, dan staat er geen bedrijfsnaam op de factuur. Vraag de verkoper dan om een gecorrigeerde factuur; de meeste webshops doen dat zonder gedoe. Wat je ook let op: staat er alleen een naam en geen btw-bedrag, dan is er niets terug te vragen.

• Tot €100 inclusief btw: vereenvoudigde bon volstaat, mits btw zichtbaar is
• Boven €100 inclusief btw: volledige factuur met jouw bedrijfsnaam en -adres
• Geen btw op de bon (bijvoorbeeld bij een kleineondernemer of buitenlandse aanbieder): niets terug te vragen, het hele bedrag is kosten

Mag je jezelf terugbetalen vanaf de zakelijke rekening?

Als eenmanszaak mag dat, maar het hoeft niet. Je kunt het bedrag laten staan als privéstorting, of je maakt €121 van je zakelijke naar je privérekening over. Boek die overboeking dan als privé-opname, niet nog een keer als kosten. Anders trek je de uitgave dubbel af.

Dat is de klassieke fout: eerst de bon boeken als kosten met tegenrekening privé, en later de terugbetaling óók als kosten boeken. Je winst daalt dan met €200 terwijl je €100 hebt uitgegeven. Bij een controle valt dat op.

Heb je helemaal geen aparte zakelijke rekening, dan werkt dit allemaal nog steeds. Een zakelijke rekening is voor een eenmanszaak niet verplicht, al maakt het je administratie wel een stuk overzichtelijker. Meer daarover lees je in de afweging of je als zzp'er een zakelijke rekening nodig hebt.

En als je een bv hebt?

Bij een bv ligt het strikter. De bv is een aparte rechtspersoon met een eigen vermogen; jouw privégeld en het geld van de bv zijn juridisch gescheiden. Betaal je een zakelijke aankoop privé, dan heeft de bv een schuld aan jou in rekening-courant.

Praktisch gezien boek je de kosten in de bv met als tegenrekening 'rekening-courant directeur-grootaandeelhouder'. De bv kan je dat bedrag belastingvrij terugbetalen, want het is een kostenvergoeding, geen loon. Voorwaarde: de onderbouwing moet kloppen. Bewaar de bon en noteer waarvoor hij was.

Let op dat de rekening-courant niet structureel oploopt in jouw voordeel of nadeel. Een paar honderd euro aan voorgeschoten kosten is normaal. Gaat het om duizenden euro's die jarenlang blijven staan, dan kan de Belastingdienst vragen stellen over een zakelijke rente.

Grotere aankopen: wat als het een bedrijfsmiddel is?

Bij een laptop van €1.400 of een aanhanger van €2.500 speelt meer dan alleen de boeking. Boven een bepaald bedrag geldt een aankoop als bedrijfsmiddel en mag je de kosten niet in één keer aftrekken, maar schrijf je af over meerdere jaren. De gangbare grens daarvoor is €450 exclusief btw.

Ook hier maakt de betaalmethode niets uit. Je boekt het bedrijfsmiddel op de balans, met als tegenrekening privé in plaats van bank. De afschrijving loopt gewoon door. Een privé betaalde investering kan bovendien meetellen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, als je in dat jaar boven de drempel uitkomt.

Iets anders is het als je een spullen uit je privébezit ineens zakelijk gaat gebruiken, bijvoorbeeld een camera die je twee jaar geleden privé kocht. Dat is geen privébetaling van een zakelijke aankoop, maar een inbreng tegen de waarde op dat moment. Daarvoor gelden eigen regels, en dat is een punt waarop het verstandig is even met een boekhouder te sparren.

Je ontdekt het pas na de btw-aangifte. Wat nu?

Vind je in maart een stapel bonnen uit het vorige kwartaal, dan hoef je niet meteen een correctie in te dienen. Kleine correcties mag je verwerken in je eerstvolgende btw-aangifte; voor grotere bedragen dien je een suppletie in. De grens daarvoor ligt op €1.000 aan te betalen of terug te ontvangen btw.

Over een heel kalenderjaar heen is het lastiger. Btw die je in jaar één had kunnen terugvragen maar vergat, kun je in principe nog via een suppletie over dat jaar claimen. Voor de winstbelasting corrigeer je het in je aangifte inkomstenbelasting, zolang die nog niet definitief is vastgesteld.

Hoe verder terug, hoe meer werk. Daarom is maandelijks bijwerken geen pietluttigheid: je vindt ontbrekende bonnen dan nog terwijl je weet waar ze vandaan komen. Hetzelfde geldt voor uitgaven die deels zakelijk zijn, zoals een abonnement dat je half zakelijk gebruikt.

Hoe voorkom je dat het steeds gebeurt?

Volledig voorkomen lukt niet. Je staat op een bouwplaats, bij een leverancier of in de rij bij de bouwmarkt en grijpt de verkeerde pas. In sommige branches is het bijna standaard: kappers en horeca doen kleine aanschaffen vaak contant, bouwvakkers en monteurs kopen onderweg materiaal, fotografen en creatieven schaffen software aan via een privé-Apple-ID.

Wat wel helpt: zet alle terugkerende zakelijke abonnementen één keer om naar je zakelijke rekening en zakelijke e-mailadres. Dat zijn de posten die anders maand na maand van je privérekening blijven gaan en die je dan twaalf keer handmatig moet boeken.

Verder is het vooral een kwestie van consequent verwerken. Een privé betaalde zakelijke aankoop is geen fout, een niet geboekte aankoop wel. Wie zijn bonnen wekelijks wegwerkt, merkt er aan het eind van het jaar niets van.

• Zet vaste zakelijke abonnementen op de zakelijke rekening en bedrijfsnaam
• Vraag bij aankopen boven €100 altijd om een factuur op je bedrijfsnaam
• Boek de bon als kosten met tegenrekening privé, nooit twee keer
• Betaal jezelf eventueel terug als privé-opname, zonder nieuwe kostenboeking