Privéboodschappen met je zakelijke pas betaald: wat nu?

Wat gebeurt er fiscaal als je privé zakelijk betaalt?

Je zakelijke rekening is geen aparte portemonnee die je niet mag aanraken. Zeker bij een eenmanszaak is het zakelijke vermogen juridisch gewoon jouw vermogen. Je mag er geld vanaf halen wanneer je wilt, en dat is precies wat er gebeurt als je er boodschappen mee afrekent.

De fiscale vraag is alleen: is dit een zakelijke uitgave of een privéopname? Boodschappen voor thuis zijn privé. De uitgave verlaagt je banksaldo, maar niet je winst. In je boekhouding komt hij dus niet op een kostenrekening terecht, maar op de rekening privéopnames.

Dat onderscheid is het hele verhaal. Zolang je het goed labelt, is er niets aan de hand en hoef je het geld ook niet terug te storten. Doe je dat laatste wel, dan boek je die storting als privéstorting en vallen de twee tegen elkaar weg.

Eenmanszaak: boeken als privéopname

Bij een eenmanszaak, vof of maatschap koppel je de banktransactie aan de grootboekrekening privéopnames (ook wel privé-onttrekkingen). Je hoeft er geen bon bij te bewaren, want je gaat er niets mee aftrekken. Een duidelijke omschrijving is handig voor jezelf, meer niet.

Een voorbeeld. Je rekent €68,40 aan boodschappen af met de zakelijke pas. Je winst verandert hierdoor niet met één cent. Je eigen vermogen in de zaak daalt met €68,40, net als bij een maandelijkse overboeking naar je privérekening. Fiscaal is er geen verschil tussen die twee.

Gebeurt dit regelmatig, dan is dat vooral een administratief probleem. Je krijgt een bankafschrift vol transacties die je allemaal met de hand moet uitsorteren. In de meeste boekhoudpakketten kun je een regel instellen zodat afschrijvingen bij een bepaalde supermarkt automatisch als privéopname worden voorgesteld; in Factivo stel je zo'n regel in op de tegenrekening of de omschrijving.

Bv: het loopt via je rekening-courant

Heb je een bv, dan is het geld op de zakelijke rekening niet van jou maar van de vennootschap. Betaal je daar privéboodschappen mee, dan leen je in feite van je eigen bv. Dat boek je op de rekening-courant directie.

Dat mag, maar er zitten voorwaarden aan. Over een rekening-courantschuld hoort een zakelijke rente te worden berekend, en als het saldo structureel oploopt kan de Belastingdienst het standpunt innemen dat het geen lening is maar verkapt loon of dividend. Dan volgt er een naheffing. Voor grote bedragen geldt bovendien de wet tegen excessief lenen bij de eigen vennootschap, met een drempel die per jaar wordt vastgesteld.

In de praktijk: een paar keer per jaar een boodschappenbon is geen enkel probleem, zolang je het bedrag netjes op de rekening-courant zet of terugstort. Gebruik je de zakelijke pas structureel voor je dagelijkse uitgaven, dan loopt die schuld hard op en wordt het wel een discussiepunt.

Mag je de btw op die bon aftrekken?

Nee. Btw trek je alleen af op goederen en diensten die je voor je onderneming gebruikt. Boodschappen voor thuis vallen daar niet onder, ook niet als ze toevallig van de zakelijke rekening zijn betaald. De btw op die €68,40 blijft dus gewoon jouw kosten.

Dat betekent ook dat je de bon niet als inkoopfactuur in je boekhouding zet. Zodra je hem scant en als kosten boekt, pakt je software de btw mee in je aangifte. Boek je hem als privéopname, dan gebeurt dat niet en zit je goed.

Let op het verschil met een uitgave die wél zakelijk is maar die je privé betaalde. Daar mag je de btw juist wel aftrekken, mits de bon aan de eisen voldoet. Hoe je een zakelijke aankoop verwerkt die je per ongeluk privé afrekende werkt dus precies andersom.

Eén bon, half zakelijk: hoe splits je dat?

Dit komt vaker voor dan de klassieke misser. Je haalt koffie, melk en koekjes voor je kantoor of werkplaats, en gooit meteen je eigen boodschappen in dezelfde kar. Op de bon staat één totaalbedrag.

Je mag die bon splitsen. Stel: totaal €94,20, waarvan €18,50 aan koffie en koek voor de zaak. Dan boek je €18,50 als kosten met de bijbehorende btw, en €75,70 als privéopname. Zet op de bon of in de omschrijving kort hoe je aan die splitsing komt, zodat je het over twee jaar nog kunt uitleggen.

Houd het realistisch. Een kapper die elke week koffie en thee voor de zaak haalt, heeft een prima verdedigbare kostenpost. Een ict'er die thuis werkt en zijn hele weekboodschappen voor 40 procent zakelijk noemt, niet. Dezelfde logica als bij een abonnement dat je deels zakelijk en deels privé gebruikt: de verdeling moet aansluiten bij het werkelijke gebruik.

Je hebt het al als kosten geboekt. En nu?

Merk je de fout op voordat je de btw-aangifte hebt ingediend, dan haal je de boeking er gewoon uit en zet je hem om naar privéopname. Klaar.

Heb je de aangifte al verstuurd, dan heb je te veel btw teruggevraagd. Kleine correcties mag je meenemen in je eerstvolgende btw-aangifte; boven een bepaald grensbedrag moet je een officiële suppletie indienen. Dat grensbedrag wordt door de Belastingdienst vastgesteld, dus controleer het actuele bedrag voordat je iets verrekent.

Staat de fout in een jaar waarvan de aangifte inkomstenbelasting al binnen is, dan heb je je winst te laag opgegeven. Gaat het om een paar tientjes, dan corrigeer je het in het lopende jaar. Gaat het om honderden euro's of meer, dan is een correctie op de ingediende aangifte verstandiger. Zelf melden is altijd goedkoper dan het laten ontdekken.

Grensgevallen: lunch, water, werkkleding

Niet alles wat je bij een supermarkt of bouwmarkt koopt is automatisch privé. Maar de regels zijn strenger dan ondernemers vaak denken, vooral bij eten en drinken.

Een paar veelvoorkomende situaties:

• Je eigen lunch tijdens een werkdag: privé. Je moet toch eten, ook als je niet zou werken.
• Koffie, thee en water voor je bedrijfspand of werkplaats: zakelijk, met btw-aftrek.
• Eten en drinken dat je aan klanten of personeel verstrekt: zakelijk, maar de btw-aftrek kan beperkt zijn en voor de winst geldt vaak een aftrekbeperking op representatiekosten.
• Werkkleding: alleen zakelijk als die duidelijk herkenbaar is als bedrijfskleding, bijvoorbeeld met een logo van een bepaald formaat, of als het echt niet buiten het werk gedragen kan worden.
• Schoonmaakmiddelen voor je werkruimte in een bedrijfspand: zakelijk. Voor je werkkamer thuis geldt dat meestal niet.

Hoe voorkom je dat het steeds gebeurt?

De praktische oplossing is saai maar effectief: zorg dat de twee passen niet op elkaar lijken en dat ze niet naast elkaar in je portemonnee zitten. Zet de zakelijke pas in de achterste vak, of koppel alleen de privépas aan je telefoon zodat contactloos betalen altijd privé gaat.

Werk je met een eenmanszaak, dan is een strikte scheiding wettelijk niet verplicht, maar wel enorm handig voor je administratie. Of een aparte zakelijke rekening in jouw situatie nodig is, hangt vooral af van hoeveel transacties je per maand hebt.

Maak er verder geen drama van. Een privébetaling vanaf de zakelijke rekening is een boekingsregel, geen fout die je bijhoudt in een schuldenlijstje. Werk je bank wekelijks bij, dan kost het je tien seconden per transactie en kom je aan het eind van het jaar niets meer tegen dat je moet uitzoeken.